Sổ sách hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025: chọn mẫu sổ nào cho đúng

Từ năm 2026, ghi chép sổ sách trở thành công việc thường xuyên của mọi hộ kinh doanh, dù có phải nộp thuế hay không. Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính quy định chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh, áp dụng từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Tin vui là các mẫu sổ cho hộ kinh doanh được thiết kế khá gọn. Điều quan trọng là chọn đúng mẫu sổ cho hộ mình và duy trì ghi chép đều đặn. Cẩm nang này sẽ giúp cô chú, anh chị làm được điều đó.

Vì sao hộ kinh doanh cần sổ sách

Ngoài việc đáp ứng quy định, sổ sách còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Có số liệu chính xác để thông báo doanh thu, kê khai thuế, giải trình khi cần.
• Biết rõ tình hình buôn bán: tháng nào bán chạy, mặt hàng nào lời, còn bao xa thì chạm ngưỡng 1 tỷ đồng.
• Thuận lợi khi vay vốn, mở rộng hoặc chuyển lên doanh nghiệp, vì đã có lịch sử kinh doanh rõ ràng.

Các nhóm mẫu sổ theo Thông tư 152/2025

Nhóm hộ kinh doanh	Mẫu sổ sử dụng
Hộ không thuộc diện nộp thuế GTGT, TNCN (doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống)	S1a-HKD: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Hộ nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu	S2a-HKD: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, ghi theo nhóm ngành nghề và tính số thuế phải nộp
Hộ nộp thuế TNCN theo thu nhập (doanh thu trừ chi phí)	Hệ thống sổ chi tiết: S2b-HKD (doanh thu bán hàng), S2c-HKD (doanh thu, chi phí), S2d-HKD (vật liệu, hàng hóa), S2e-HKD (tiền)

Việc hộ thuộc nhóm nào phụ thuộc vào mức doanh thu và phương pháp tính thuế áp dụng.

Lưu ý khi ngưỡng tăng lên 1 tỷ đồng. Hộ trước đây ghi sổ mẫu S2a-HKD theo ngưỡng cũ 500 triệu đồng, nay doanh thu không quá 1 tỷ đồng, chuyển sang ghi Sổ doanh thu mẫu S1a-HKD, kèm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác mẫu S3a-HKD nếu có phát sinh, kể từ ngày 29/4/2026.

Phần tổng quan về nghĩa vụ thuế theo từng mức doanh thu có tại cẩm nang thuế hộ kinh doanh năm 2026.

Mẫu S1a-HKD: dành cho đa số hộ nhỏ

Đây là mẫu sổ gọn nhất, chỉ gồm ba cột: ngày tháng, giao dịch và số tiền, cuối sổ có dòng tổng cộng và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh. Hướng dẫn cách ghi kèm ví dụ cụ thể có tại bài sổ doanh thu hộ kinh doanh theo mẫu S1a-HKD.

Mẫu S2a-HKD: khi hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu

Mẫu S2a-HKD ghi chi tiết hơn: có số hiệu và ngày của chứng từ, diễn giải, và doanh thu được ghi riêng theo từng nhóm ngành nghề. Cuối kỳ, sổ thể hiện tổng doanh thu từng nhóm ngành, số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.

Nếu hộ kinh doanh nhiều nhóm ngành, chẳng hạn vừa bán hàng hóa vừa cung cấp dịch vụ sửa chữa, việc ghi tách từng nhóm ngay từ đầu sẽ giúp tính thuế chính xác hơn.

Hệ thống sổ S2b đến S2e: khi hộ nộp thuế theo thu nhập

Với hộ nộp thuế TNCN theo thu nhập, thu nhập tính thuế được xác định bằng doanh thu trừ chi phí được trừ. Vì vậy, hộ cần theo dõi đầy đủ hơn:

• S2b-HKD: doanh thu bán hàng.
• S2c-HKD: doanh thu và chi phí, làm cơ sở xác định thu nhập.
• S2d-HKD: nhập, xuất, tồn vật liệu, hàng hóa.
• S2e-HKD: thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Hộ thuộc nhóm này cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi phí, và nên thanh toán các khoản mua lớn bằng chuyển khoản. Việc theo dõi kho và giá vốn có thể tham khảo thêm bài tính giá vốn bình quân gia quyền từ hóa đơn XML và kiểm kê kho cuối năm.

Ghi sổ bằng giấy, Excel hay phần mềm

Hộ kinh doanh có thể ghi sổ bằng tay trên mẫu in sẵn, bằng Excel hoặc bằng phần mềm, miễn là đúng nội dung theo mẫu và in ra được khi cần. Cô chú, anh chị nên chọn cách phù hợp với thói quen của mình:

• Sổ giấy: đơn giản, nhưng dễ thất lạc, khó cộng và khó sửa.
• Excel: tự động cộng, in đúng mẫu, nhưng cần ngồi máy tính.
• Phần mềm, ứng dụng điện thoại: ghi nhanh, tự cộng, tự sao lưu, phù hợp với người bận bán hàng.

Những nguyên tắc ghi sổ nên giữ

Ghi đúng ngày phát sinh. Hôm nào quên thì ghi bù cho đúng ngày đó, không gộp nhiều ngày vào một dòng.

Ghi nội dung cụ thể. "Bán gạo", "Sửa điện thoại", "Bán phân bón" rõ ràng hơn nhiều so với "Bán hàng trong ngày".

Sửa sai minh bạch. Ghi sai thì gạch và ghi lại bên cạnh (sổ giấy), hoặc ghi một dòng điều chỉnh (sổ điện tử), không xóa dấu vết.

Đối chiếu định kỳ. Mỗi tháng nên đối chiếu sổ với tiền chuyển khoản, hóa đơn đã xuất (nếu có) để kịp phát hiện chênh lệch.

Lưu giữ cẩn thận. Sổ sách, hóa đơn, chứng từ nên được lưu theo năm, đúng thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.

Người nhà có thể làm sổ không

Với hộ kinh doanh, chủ hộ hoặc người trong gia đình hoàn toàn có thể tự ghi sổ. Với doanh nghiệp siêu nhỏ, từ ngày 01/7/2026, Thông tư 58/2026/TT-BTC cũng cho phép bố trí người thân làm kế toán. Xem thêm bài doanh nghiệp siêu nhỏ được để người nhà làm kế toán.

HuyData có thể hỗ trợ gì

Sổ Doanh Thu giúp hộ kinh doanh ghi sổ doanh thu trên điện thoại chỉ trong vài giây, tự cộng theo tháng và tự sao lưu. Kho Pro hỗ trợ theo dõi nhập, xuất, tồn và giá vốn từ hóa đơn. Nếu cô chú, anh chị muốn có người hướng dẫn chọn mẫu sổ và kiểm tra sổ hằng tháng, có thể tham khảo gói Đồng hành.