Sổ doanh thu hộ kinh doanh theo mẫu S1a-HKD: ghi những gì, ghi thế nào cho nhẹ nhàng

Từ năm 2026, phương pháp thuế khoán không còn áp dụng. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống thuộc nhóm không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, nhưng vẫn cần theo dõi doanh thu của mình, và cách theo dõi chính là ghi sổ.

Nhiều cô chú, anh chị nghe đến "sổ kế toán" thì lo phải học như kế toán doanh nghiệp. Thật ra, mẫu sổ dành cho hộ nhỏ rất gọn. Điều cần nhất là duy trì ghi đều đặn mỗi ngày. Bài viết này sẽ giúp cô chú, anh chị hiểu mẫu sổ và tìm cách ghi nhẹ nhàng nhất cho mình.

Mẫu S1a-HKD là gì, hộ nào sử dụng

Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính quy định chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh, áp dụng từ ngày 01/01/2026. Thông tư có một số mẫu sổ khác nhau, dùng tùy theo trường hợp của từng hộ.

Mẫu S1a-HKD có tên đầy đủ là Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là sổ dành cho hộ thuộc nhóm không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN. Từ năm 2026, theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nhóm này là các hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống.

Hộ có doanh thu trên mức đó, nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, sẽ dùng mẫu sổ khác như S2a-HKD. Mẫu S2a ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề và có thêm phần tính thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp.

Sổ S1a gồm những gì

Phần đầu sổ ghi thông tin của hộ: tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh, kỳ kê khai và đơn vị tính.

Phần thân sổ chỉ có ba cột:

Ngày tháng	Giao dịch	Số tiền
A	B	1

Cuối sổ có dòng tổng cộng, ngày lập và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh.

Như vậy, sổ không có tài khoản Nợ, Có hay bút toán gì phức tạp. Chỉ cần biết đọc, biết cộng là cô chú, anh chị đã có thể tự ghi được.

Thử hình dung một ngày bán hàng của tiệm tạp hóa, ghi theo mẫu này (số liệu minh họa):

Ngày tháng	Giao dịch	Số tiền
12/10	Bán gạo	1.250.000
12/10	Bán nước ngọt, bánh kẹo	860.000
12/10	Bán dầu ăn, nước mắm	415.000
13/10	Bán gạo	980.000

Nhìn vào là biết ngày nào bán gì, được bao nhiêu. Cuối tháng cộng cột Số tiền là có ngay doanh thu tháng.

Mấy kinh nghiệm để sổ rõ ràng, dễ đọc lại

Mẫu sổ không yêu cầu ghi dài, nhưng từ kinh nghiệm làm việc cùng các hộ kinh doanh, HuyData xin gợi ý vài điều nhỏ giúp sổ rõ ràng hơn:

Ghi nội dung giao dịch cụ thể. Thay vì ghi "Bán hàng trong ngày" cho mọi dòng, cô chú, anh chị nên ghi "Bán gạo", "Bán phân bón", "Sửa điện thoại", "Cơm trưa". Khi cần xem lại doanh thu đến từ đâu, sổ đã tự trả lời được.

Ghi trong ngày. Bán xong ghi ngay là chính xác nhất. Nếu bận, ghi vào buổi tối vẫn còn nhớ rõ. Để dồn đến cuối tuần hoặc cuối tháng thì rất dễ thiếu sót.

Hôm nào quên thì ghi bù cho đúng ngày đó, không gộp hai ngày vào một dòng.

Ghi sai thì gạch và ghi lại bên cạnh. Với sổ giấy, nên gạch một đường rồi ghi số đúng bên cạnh, tránh xé trang hoặc tô xóa.

Cộng sổ theo tháng. Cuối tháng cộng một lần, cuối năm cộng mười hai tháng. Con số này giúp cô chú, anh chị biết mình còn cách ngưỡng 1 tỷ đồng bao xa.

Về thời gian lưu sổ, thời điểm báo cáo doanh thu và các mẫu tờ khai đi kèm, quy định có thể còn được hướng dẫn thêm. Cô chú, anh chị nên hỏi người hỗ trợ làm sổ cho mình hoặc cơ quan thuế quản lý để áp dụng đúng với trường hợp của hộ.

Nên ghi bằng sổ giấy, Excel hay điện thoại

Sổ giấy: rẻ, không cần máy móc. Tuy nhiên, để ở quầy dễ bị ướt, thất lạc, và cuối tháng phải ngồi cộng tay.

Excel: cộng tự động, in đúng mẫu được. Nhưng cần mở máy tính, trong khi phần lớn hộ kinh doanh không ngồi máy tính lúc đang bán hàng.

Ứng dụng trên điện thoại: điện thoại lúc nào cũng có sẵn trong túi. Điều quan trọng là ứng dụng phải đủ đơn giản để người lớn tuổi đang bán hàng vẫn dùng được.

Nhiều cô chú, anh chị bán tạp hóa, điện thoại, cầm đồ ở Chợ Lách làm việc cùng HuyData đều chia sẻ chung một ý: lúc đông khách thì không thể ngồi gõ chữ. Vì vậy, nếu chọn ứng dụng, cô chú, anh chị nên chọn loại chỉ cần vài thao tác cho mỗi lần ghi.

Công cụ hỗ trợ từ HuyData

Sổ Doanh Thu là ứng dụng HuyData làm cho đúng nhu cầu này. Mở ứng dụng là vào ngay màn hình ghi, chọn hoặc nói tên món hàng, bấm số tiền trên bàn phím số lớn rồi bấm Lưu. Nội dung giao dịch tự mang tên món đã chọn nên sổ luôn rõ ràng. Số tiền luôn nhập bằng bàn phím để tránh nghe nhầm, ứng dụng còn nhắc ghi sổ mỗi ngày và tự sao lưu trong máy.

Hiện Sổ Doanh Thu chạy trên điện thoại Android và được HuyData cài đặt cho các hộ dùng gói Đồng hành. Chúng tôi nhập sẵn thông tin hộ, danh mục hàng hóa và hướng dẫn tận tay cho tới khi cô chú, anh chị tự ghi được.

Nếu cô chú, anh chị còn băn khoăn hộ dưới 1 tỷ cần làm gì ngoài ghi sổ, bài Bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có thật sự không phải lo gì? sẽ giải thích kỹ hơn.