Kiểm kê kho cuối năm: cách làm và xử lý hàng thừa, hàng thiếu

Cuối năm, khi sắp khóa sổ, nhiều doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh có hàng tồn kho đều phải trả lời một câu hỏi: số hàng trên sổ có khớp với hàng thật trong kho không? Kiểm kê kho là cách để trả lời chính xác câu hỏi đó, đồng thời giúp số liệu giá vốn, tồn kho cuối năm đáng tin cậy hơn.

Bài viết này hướng dẫn cách tổ chức kiểm kê một cách gọn gàng, phù hợp với quy mô cửa hàng, kho hàng nhỏ.

Vì sao cần kiểm kê kho

• Đối chiếu sổ sách với thực tế: phát hiện chênh lệch do ghi thiếu, ghi nhầm, hao hụt, hư hỏng hoặc thất thoát.
• Làm cơ sở khóa sổ cuối năm: số tồn kho cuối năm sẽ là số tồn đầu năm sau, nên cần chính xác.
• Quản lý tốt hơn: biết mặt hàng nào tồn lâu, hàng nào sắp hết hạn, hàng nào hay hao hụt để điều chỉnh việc nhập hàng.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê

1. Chọn thời điểm phù hợp, thường là ngày cuối năm hoặc một ngày nghỉ bán, để số liệu không thay đổi trong lúc đếm.
2. Hoàn tất ghi sổ đến thời điểm kiểm kê: nhập đủ hóa đơn mua vào, ghi đủ xuất bán, phiếu xuất dùng nội bộ.
3. In danh sách tồn kho theo sổ, gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn.
4. Sắp xếp hàng hóa theo khu vực, gom các mặt hàng giống nhau lại một chỗ để đếm nhanh.
5. Phân công người đếm và người ghi, nên có ít nhất hai người để đối chiếu chéo.

Tiến hành kiểm kê

Đếm theo đúng đơn vị tính trên sổ. Nếu sổ theo dõi theo "bao" thì đếm theo bao, theo "kg" thì cân theo kg. Hàng đóng thùng lẻ cần quy đổi thống nhất trước khi ghi.

Ghi số lượng thực tế vào cột riêng, không sửa trực tiếp lên số liệu sổ sách.

Ghi chú tình trạng hàng: hàng hư hỏng, kém phẩm chất, sắp hết hạn để có hướng xử lý riêng.

Kiểm tra cả hàng gửi bán, hàng đang đi đường nếu có, để không bỏ sót.

Lập biên bản kiểm kê

Sau khi đếm xong, lập biên bản kiểm kê với các thông tin chính: thời điểm kiểm kê, thành phần tham gia, danh sách mặt hàng với số lượng theo sổ, số lượng thực tế và chênh lệch (thừa hoặc thiếu), nguyên nhân (nếu xác định được) và hướng xử lý. Biên bản có chữ ký của những người tham gia và được lưu cùng hồ sơ kế toán.

Xử lý chênh lệch thừa, thiếu

Với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, cách xử lý thường như sau:

Hàng thừa so với sổ: ghi tăng hàng tồn kho, đối ứng với tài khoản phải trả, phải nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyết, TK 3381) trong khi chờ xác định nguyên nhân. Khi xác định được nguyên nhân, xử lý tiếp theo kết quả, ví dụ do ghi thiếu phiếu nhập thì ghi bổ sung.

Hàng thiếu so với sổ: ghi giảm hàng tồn kho, đối ứng với tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381). Sau khi xác định nguyên nhân, nếu do hao hụt trong định mức thì có thể tính vào giá vốn; nếu có người chịu trách nhiệm bồi thường thì ghi nhận khoản phải thu.

Giá trị hàng thừa, thiếu được xác định theo đơn giá tương ứng với phương pháp tính giá xuất kho doanh nghiệp đang áp dụng. Với các trường hợp cụ thể, anh chị nên đối chiếu chế độ kế toán đang áp dụng và tham khảo ý kiến người có chuyên môn.

Với hộ kinh doanh theo dõi hàng hóa trên sổ S2d-HKD, kết quả kiểm kê cũng nên được dùng để điều chỉnh số tồn trên sổ cho khớp với thực tế, kèm ghi chú nguyên nhân.

Những lỗi thường gặp

Lỗi	Cách khắc phục
Đếm khi vẫn đang bán hàng	Chọn thời điểm ngừng bán hoặc ghi rõ hàng bán ra trong lúc đếm
Đơn vị tính không thống nhất (bao, tấn, kg)	Quy đổi về một đơn vị gốc trước khi kiểm kê
Sổ chưa nhập đủ hóa đơn đến ngày kiểm kê	Hoàn tất ghi sổ trước khi bắt đầu đếm
Sửa thẳng số liệu sổ cho khớp mà không lập biên bản	Luôn lập biên bản, ghi rõ chênh lệch và nguyên nhân

Việc tính giá vốn và số tồn kho trên sổ có hướng dẫn chi tiết tại bài tính giá vốn bình quân gia quyền từ hóa đơn XML. Tổng quan về các mẫu sổ của hộ kinh doanh có tại cẩm nang sổ sách hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025.

HuyData có thể hỗ trợ gì

Kho Pro có sẵn chức năng biên bản kiểm kê: anh chị nhập số lượng thực tế, phần mềm tự tính chênh lệch thừa, thiếu và lập bút toán tương ứng, đồng thời theo dõi nhập, xuất, tồn và giá vốn suốt cả năm. Anh chị có thể dùng thử với số liệu thật của doanh nghiệp mình, có gì chưa rõ cứ nhắn Zalo để HuyData hỗ trợ.