Tải hóa đơn điện tử hàng loạt cho nhiều mã số thuế: cách làm đủ, nhanh và không sót

Đầu tháng thường là thời điểm bận rộn nhất của người làm kế toán. Nếu chỉ phụ trách một doanh nghiệp, việc tải hóa đơn có thể xong trong khoảng nửa tiếng. Nhưng khi làm cho vài chục mã số thuế, công việc này dễ kéo dài cả buổi, thậm chí cả ngày. Điều khiến nhiều anh chị lo nhất không phải là thời gian, mà là tải xong vẫn chưa chắc mình đã lấy đủ hóa đơn.

Bài viết này dành cho các anh chị đang gặp đúng tình huống đó. Phần đầu hướng dẫn cách tải hóa đơn đầy đủ trên cổng thuế. Phần tiếp theo tổng hợp những chỗ thường bị bỏ sót, cùng một vài mẹo sắp xếp hồ sơ để tháng sau làm nhanh hơn.

Hóa đơn điện tử được lưu ở đâu

Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều được lưu trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn. Mỗi mã số thuế đăng nhập bằng tài khoản riêng và nhập mã xác nhận ở mỗi lần đăng nhập.

Trong phần tra cứu, hóa đơn được chia thành hai nhóm:

• Hóa đơn điện tử (có mã và không có mã của cơ quan thuế).
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Mỗi nhóm lại có hai chiều là mua vào và bán ra. Như vậy, với một mã số thuế trong một kỳ, anh chị cần tra ở bốn nơi. Đây cũng là chỗ dễ sót nhất: nhiều người chỉ tra nhóm đầu tiên, thấy số lượng hóa đơn có vẻ bình thường nên yên tâm, trong khi cả nhóm hóa đơn máy tính tiền vẫn chưa được tải về.

Các bước tải hóa đơn cho một mã số thuế

1. Đăng nhập cổng hóa đơn điện tử bằng mã số thuế, mật khẩu và mã xác nhận.
2. Vào mục Tra cứu, chọn hóa đơn mua vào (hoặc bán ra).
3. Chọn khoảng thời gian cần tra. Nếu kỳ dài, anh chị có thể phải chia ra tra nhiều lần.
4. Bấm tìm kiếm và xuất danh sách ra file Excel.
5. Chuyển sang nhóm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, làm lại bước 3 và 4.
6. Nếu cần file XML, mở từng hóa đơn và bấm tải.
7. Đổi chiều mua vào hoặc bán ra, làm lại từ bước 2.
8. Đăng xuất và chuyển sang mã số thuế tiếp theo.

Với mỗi mã số thuế, anh chị đi hết tám bước này. Bước 6 thường tốn thời gian nhất, vì file XML mới là dữ liệu dùng để đưa vào phần mềm kế toán hoặc phần mềm kho, còn bảng kê Excel chủ yếu để xem và đối chiếu.

Những chỗ thường bị bỏ sót

Quên nhóm hóa đơn máy tính tiền. Siêu thị, quán ăn, cửa hàng bán lẻ thường xuất loại hóa đơn này. Nếu doanh nghiệp hay mua hàng ở những nơi đó mà bảng kê mua vào lại không có hóa đơn nào của họ, rất có thể anh chị đã chưa tra nhóm máy tính tiền.

Cổng trả về thiếu mà không báo lỗi. Có những lúc cổng chậm, một nhóm trả kết quả còn nhóm kia thì không, nhưng bảng kê vẫn hiện ra như bình thường. Cách chắc chắn nhất là so số lượng hóa đơn với kỳ trước, hoặc tra lại vào lúc cổng hoạt động ổn định.

Có hóa đơn không tải được file XML. Một số hóa đơn không tải được XML trên cổng, thường gặp ở hóa đơn tiền điện, nước, viễn thông. Với loại này, anh chị có thể xin file từ người bán (thường được gửi qua email) hoặc tải trên trang của nhà cung cấp.

File tải về để lẫn lộn. Tải hết về chung thư mục Downloads thì vài tháng sau rất khó biết file nào thuộc khách nào. Anh chị nên tạo thư mục theo mã số thuế, rồi chia theo loại mua vào, bán ra và theo năm ngay từ lần tải đầu tiên.

Chưa xem trạng thái hóa đơn. Trên cổng, mỗi hóa đơn có trạng thái riêng: hợp lệ, đã bị thay thế, đã bị điều chỉnh hoặc đã bị hủy. Nếu không để ý cột này, anh chị dễ đưa nhầm hóa đơn đã hủy vào bảng kê.

Mẹo sắp xếp để tháng sau nhanh hơn

Một vài thói quen nhỏ có thể giúp anh chị đỡ vất vả hơn nhiều:

• Lập một danh sách các mã số thuế đang phụ trách, đánh dấu từng mã đã tải đủ bốn nhóm hay chưa.
• Đặt tên thư mục thống nhất, ví dụ 0301234567/MuaVao_2026, để ai trong văn phòng cũng tìm được.
• Lưu lại số lượng hóa đơn từng kỳ để lần sau có số so sánh.
• Với khách có nhiều hóa đơn lớn, kiểm tra thêm chứng từ thanh toán ngay khi tải, đỡ phải quay lại tìm.

Khi nào nên dùng phần mềm hỗ trợ

Nếu anh chị chỉ làm cho một, hai doanh nghiệp, cách làm trên cổng vẫn hoàn toàn ổn. Khi số mã số thuế tăng lên khoảng mười trở lên, phần việc lặp lại bắt đầu chiếm nhiều thời gian, và đây là lúc nên cân nhắc một phần mềm tải hóa đơn hàng loạt.

Khi chọn phần mềm, anh chị nên hỏi kỹ ba điều:

1. Mật khẩu cổng thuế của khách có được lưu không, và nếu lưu thì lưu trên máy của mình hay trên máy chủ của bên cung cấp?
2. Mã xác nhận do ai nhập? Phần mềm tự vượt qua mã xác nhận là điều nên tránh.
3. Có cách nào để kiểm tra phần mềm đã tải đủ hóa đơn hay chưa?

Nhiều anh chị kế toán ở Vĩnh Long mà HuyData có dịp trao đổi đều rất ngại đưa mật khẩu của vài chục doanh nghiệp lên máy chủ của người khác. Đây là một nỗi lo chính đáng, nên anh chị cứ hỏi rõ trước khi quyết định.

Công cụ hỗ trợ từ HuyData

Nếu anh chị muốn rút ngắn các bước trên, Hóa Đơn Pro có thể lấy cả hai nhóm hóa đơn trong một lần, tải XML và PDF hàng loạt vào đúng thư mục, báo khi bảng kê chưa đủ và đối chiếu với file Excel của cổng thuế. Phần mềm chạy ngay trên máy tính của anh chị, mật khẩu không gửi đi đâu. Với hóa đơn mua vào lớn, anh chị có thể đọc thêm bài hóa đơn từ 5 triệu cần chứng từ thanh toán.

Nếu có điều gì chưa rõ trong quá trình tải hóa đơn, anh chị cứ nhắn Zalo, HuyData sẵn lòng hỗ trợ.